Mapeamento de processos: por onde começar?
A eficiência na execução de processos está diretamente ligada à forma como eles são planejados. O mapeamento de processos é um dos principais aliados, é através dele que é possível padronizar uma atividade, melhorar a comunicação interna, reduzir retrabalhos, aumentar a eficiência dos fluxos e resultar na melhoria do produto final de maneira geral.
Mas, esse mapeamento pode ser um desafio em alguns casos, dependendo da complexidade e das características. Além disso, também pode causar um certo receio com os envolvidos, em pensar ser algo demorado ou burocrático. Para que isso não aconteça, ambas as partes precisam estar preparadas. O colaborador cujas tarefas serão mapeadas precisa ter claro – mesmo que mentalmente – cada etapa envolvida nas suas atividades. Do outro lado, o profissional da área da qualidade precisa ter o projeto bem-planejado para saber fazer as perguntas certas e assim extrair as informações necessárias.
Nem sempre o mapeamento precisa ser complicado, confira as dicas a seguir de como mapear um processo em pouco tempo. Primeiramente, reúna todos os principais envolvidos em uma sala (podendo ser de forma virtual); entenda o objetivo do processo; identifique as entradas (input); quais as atividades e os responsáveis; anote os resultados esperados; identifique as saídas (output).
Para início, o ideal é trabalhar com um MVP (sigla da indústria adaptado para o mapeamento de processos como Mínimo Processo Viável). Onde preza por utilizar um processo simples, para rodar, e ir realizando a melhoria contínua sobre ele. Não se esqueça de registar como o seu processo era antes (AS-IS), dessa forma conseguirá identificar os gargalos e observar a melhoria na prática.
Esses processos mapeados podem ser utilizados em novos treinamentos para equipe, auxiliar na integração de novos colaboradores, contribuir na movimentação de um colaborador de um setor para o outro dentro da organização, além de poder ser automatizado, facilitando a usabilidade.
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